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Warenrücksendungen – das sollten Sie wissen

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Unternehmen, die mit dem Handel von Waren ihr Geld verdienen, sind täglich mit Ein- und Verkauf von Handelsgütern beschäftigt. In diesem Zusammenhang kommt es auch immer wieder vor, das es aus verschiedenen Gründen Warenrückläufer gibt – sowohl auf der Einkaufs- als auch auf der Verkaufsseite. Beim ordnungsgemäßen Umgang mit Warenrücksendungen ist das richtige Verbuchen für die Finanzbuchhaltung, im Zusammenhang mit dem Umsatzsteuergesetz, sehr wichtig für eine korrekte Bilanz.

Umgang mit Warenrückläufern an den Lieferanten

Bei Rückläufern an einen Lieferanten spricht man von der sogenannten Lieferantenretoure. Rücksendungen können verschiedene Ursachen haben, häufig handelt es sich dabei um Falschlieferungen oder beschädigte Ware, die wegen eines Sachmangels an den Verkäufer zurückgehen. Die Anschaffungskosten der bestellten und bereits bezahlten Ware verringern sich ebenso wie die Vorsteuer, die nach § 17 Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes, kurz UStG, geleistet werden muss.

Für den Fall einer Rücksendung muss eine Korrektur in der Buchhaltung vorgenommen werden. Die nicht behaltenen Waren werden im dazugehörigen Wareneinkaufskonto auf der Habenseite gebucht. Die Führung eines zusätzlichen Unterkontos “Rücksendungen”, “Warenrabatte” oder “Preisnachlässe” empfiehlt sich bei großem Warenverkehr und häufigen Rückläufern. So wird die Übersicht gewahrt.

Ferner muss die Minderung der Anschaffungsinvestitionen sowie eine Vorsteuerberichtigung durchgeführt werden, dadurch verringern sich in der Buchführung die Verbindlichkeiten des Unternehmens.

Umgang mit Warenrücksendungen vom Kunden

Wird eine gelieferte Ware vom Kunden zurückgesendet, die noch nicht bezahlt wurde, spricht von einer sogenannten Kundenretoure. Für das Unternehmen als Verkäufer stellt eine rückgesendete Ware eine Korrektur der Warenverkäufe dar und muss auch entsprechend verbucht werden. Häufig wird der Fehler gemacht, eine Kundenretoure als Einkauf zu verbuchen. Das ist allerdings falsch und führt nach dem UStG zu einer falschen Bilanzierung.

Warenrückläufer reduzieren die Forderungen und damit direkt auch die Umsatzsteuer und den Umsatzerlös. Zum Tragen kommt hier ebenfalls der § 17 Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes. Die Verminderung von Verkaufserlöse müssen auf der Soll-Seite des Wareneinkaufskontos gebucht werden. Das trifft auch auf die Umsatzsteuer zu, die bereits dem Kunden in Rechnung gestellt wurden. Die Gegenbuchung wiederum wird auf einem anderen Konto gebucht, und zwar auf dem Konto „Forderungen aus Lieferung und Leistungen“. Im Grunde ist die Rückgabe einer Ware vom Kunden eine einfache Umkehr des Buchungssatzes und kann entsprechend gebucht werden.

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